Manajemen Arsip
Pengelolaan Arsip
Definisi
- Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
- Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara ( UU 43/2012ttg Arsip)
- Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
- Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
- Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terusmenerus.
- Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
- Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
Tujuan
- menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
- menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
- menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
- menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
- mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
- menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
- menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;dan
- meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Gambar Jenis Arsip
Daur Hidup Tata Arsip Dinamis
Gambar Daur Hidup Arsip Dinamis
Pengelolaan Arsip Elektronik
Pengelolaan arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan. Memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan kehilangan dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama, distribusian dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.
Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat dihindarkan lagi. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa, pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau melakukan alih media antara lain media elektronik.
Arsip elektronik adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e- documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Keuntungan Arsip Elektronik
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan Mengalihkan pengolahan arsip secara elektronik, tidak memrlukan penambahan ruang, ketika jumlah arsip semakin banyak.
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak ( printer & fotocopy ) Penyebaran distribusi arsip elektronik tidak lagimemerlukan kertas dan tinta, cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun padasaat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
3. Efisiensi waktu akses Kemudahan menemukan arsip secara elektronik semudah menginput data kode arsip pada arsip manual.
4. Pengematan SDM Pengelolan arsip elektronik tidak memerlukan SDM sebanyak pengelolaan arsip manual, dan dapat dilakukan secara cepat
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, kerusakan data bisa dihindari
Pengelolaan Dokumen Internal dan Eksternal
Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai buti eterangan
Jenis dokumen berdasarkan sumber :
1. Dokumen Internal:
a. Surat Menyurat Internal: Mengelola komunikasi antar departemen dan staf melalui surat, memo, dan email. Ini termasuk pelacakan dan arsip surat keluar dan masuk.
b. Kebijakan dan Prosedur: Penyusunan, distribusi, dan pemeliharaan dokumen kebijakan dan prosedur internal untuk memastikan semua staf memahami dan mengikuti peraturan yang berlaku.
c. Laporan Kinerja: Pengelolaan laporan rutin tentang kegiatan, capaian, dan evaluasi kinerja Puskesmas.
2. Dokumen Eksternal:
a. Surat Menyurat Eksternal: Mengelola komunikasi dengan pihak eksternal seperti dinas kesehatan, rumah sakit, LSM, dan masyarakat. Ini termasuk pengarsipan surat resmi dan laporan eksternal.
b. Dokumen Kerjasama dan MOU: Penyimpanan dan pengelolaan dokumen-dokumen perjanjian kerjasama dengan mitra eksternal.
c. Laporan Kepatuhan: Pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan regulasi dan kepatuhan terhadap standar kesehatan dan hukum yang berlaku.
d. Dalam dokumentasi akreditasi termasuk peraturan, pedoman yang diterbitkan di luar Puskesmas
Puskesmas mengenal 4 dokumen akreditasi
1. Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP.
2. Dokumen terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/ tiap unit/ pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.
3. Dokumen tidak terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar FKTP digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawab Manajemen
4. Dokumen Kadaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan